Nelaimes gadījums darbā (turpmāk – nelaimes gadījums) ir ārkārtas notikums darba vietā, kas rada paliekošas sekas (sabojāta , sakropļota veselība, ilgstoša darbnespēja, emocionāli pārdzīvojumi, lielas izmaksas utt.)
Nelaimes gadījumam var būt dažādi iemesli, un tie var būt arī ar darba vides faktoriem nesaistīti, tomēr objektīvs nelaimes gadījuma cēlonis noskaidrojams izmeklēšanas procesā.
Darba attiecību ietvaros abām pusēm ir noteikti pienākumi un tiesības. Nodarbinātajam attiecībā pret darba devēju ir jāizpilda pienākumi, kas noteikti darba līgumā, un jāievēro darba kārtībā noteiktais. Savukārt darba devēja pienākums ir nodrošināt drošus un veselībai nekaitīgus darba apstākļus, novēršot darba vides faktoru iedarbību.
Darba vides faktoru iedarbība laika gaitā var ietekmēt nodarbinātā veselību, kas var izraisīt gan nelaimes gadījumus, gan arodslimības.
Jāatzīmē, ka atsevišķu riska faktoru tieši psihoemocionālo faktoru novērtēšana nav vienkārša, tomēr šis faktors ir ļoti aktuāls mūsdienu darba vidē, un tam nepieciešama atsevišķa pieeja. Darba slodze, skaidri darba uzdevumi, atbildība un savstarpējās attiecības kolektīvā nosaka nodarbinātā psihoemocionālo stāvokli darba vietā. Negatīvas un ilgstošas spriedzes rezultātā var attīstīties vai saasināties hroniskas slimības, kā arī pēkšņa psihoemocionāla stresa gadījumā arī strauji pasliktināties veselība. Ja noticis ārkārtējs notikums, tad attiecīgi izmeklēšanas laikā darba devēja pienākums ir noskaidrot radušos veselības traucējumu iemeslus.
25.08.2009. gada MK noteikumu Nr.950 „Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” (turpmāk – MK not. Nr. 950) 58.p. nosaka, ka „darba devējs nodrošina, ka par nelaimes gadījumu, kad cietušajam iestājušies smagi vai iespējami smagi veselības traucējumi vai iestājusies cietušā nāve, nekavējoties telefoniski, rakstiski vai elektroniski tiek paziņots policijai un inspekcijai, norādot nelaimes gadījumā cietušā vārdu, uzvārdu, personas kodu, dzīvesvietu un amatu vai profesiju, darba devēju, kura nodarbinātais cietis nelaimes gadījumā, adresi, kur nelaimes gadījums noticis, un laiku, kad nelaimes gadījums noticis, sniedzot īsu notikušā aprakstu, kā arī norādot kontaktpersonu un tālruni.”
Darba laikā ( no plkst. 8:30 līdz plkst. 17:00) informāciju par notikušo nelaimes gadījumu darbā var iesniegt:
Rīgas RVDI -tālr. 67021710, 67021717, e-pasts: rigasrvdi@vdi.gov.lv,
Zemgales RVDI- tālr. 63090420, 25484782, 25484751 e-pasts: zemgalesrvdi@vdi.gov.lv
Vidzemes RVDI - e-pasts: VidzemesRVDI@vdi.gov.lv Valmiera tālr. 64224284, 25484762, Gulbene tālr. 64414022, 28376093
Kurzemes RVDI – Liepājā tālr. 63427443, 227891456, 22035820, Ventspils tālr.63627738, 25484737, , Saldus tālr. 25484734, 25484782 e-pasts: kurzemesrvdi@vdi.gov.lv
Latgales RVDI – Daugavpils tālr. 65423574, 26596493, 26599470, e-pasts: latgalesrvdi@vdi.gov.lv
Ārpus VDI darba laika, brīvdienās un svētku dienās:
Tālrunis 67021797 (automātiskais atbildētājs)
Pirmais solis
Nelaimes gadījums ir darba vietā vienas darba dienas vai maiņas laikā noticis ārkārtējs notikums, pēc kura personai radušies veselības traucējumi vai pastāv veselības traucējumu iestāšanās varbūtība (inficēšanās risks)[1], vai iestājusies iesaistītās personas nāve.
Ja noticis nelaimes gadījums, nodarbinātajiem – cietušajam un lieciniekiem – nekavējoties par to jāziņo darba devējam, tiešajam darba vadītājam vai darba aizsardzības speciālistam.
Darba devējs, tiešais darba vadītājs vai darba aizsardzības speciālists un liecinieki nekavējoties nodrošina cietušajam:
- pirmo palīdzību;
- medicīnisko palīdzību (nogādā cietušo ārstniecības iestādē vai izsauc Neatliekamās medicīniskās palīdzības dienestu (turpmāk – NMPD).
Pirmā palīdzība[2] ir paša cietušā vai citas personas prasmīga, mērķtiecīga un nekavējoša rīcība notikuma vietā, lai saglabātu cietušā organisma dzīvības funkcijas un novērstu iespējamās sekas līdz ierodas neatliekamā medicīniskā palīdzība.
Jāatceras – pirmā palīdzība jāsniedz tā, lai nekaitētu ne sev, ne cietušajam!
Neatliekamo medicīnisko palīdzību (turpmāk-NMPD) izsauc, zvanot – 113 vai 112. NMPD dispečeris sniegs informāciju, kā rīkoties konkrētajā situācijā.
Izsaucot NMPD, jābūt gatavam atbildēt uz jautājumiem:
- kur noticis negadījums – nosaukt precīzu negadījuma vietu;
- kas noticis – nosaukt iespējamos traumas cēloņus vai raksturot traumas apjomu;
- cik cietušo;
- un citiem jautājumiem, ko uzdos NMPD dispečeris.
http://stradavesels.lv/Uploads/2014/02/19/37_2011_Riciba_arkartas_situacijas.pdf
Otrais solis
Nelaimes gadījumu izmeklēšana ir pasākumu kopums, ko veic darba devējs vai Valsts darba inspekcija (turpmāk arī – VDI), lai noskaidrotu nelaimes gadījuma cēloņus, lai novērstu līdzīgu nelaimes gadījumu atkārtošanos nākotnē. Prasības nelaimes gadījumu izmeklēšanai noteiktas Ministru kabineta 25.08.2009. noteikumos Nr. 950 “Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” (turpmāk – MK not. Nr. 950).
https://likumi.lv/ta/id/196653-nelaimes-gadijumu-darba-izmeklesanas-un-uzskaites-kartiba
Ja tas neapdraud cilvēku dzīvību, veselību un vidi, neizraisa avāriju vai ugunsgrēku un netraucē darba procesu, līdz nelaimes gadījuma izmeklēšanas sākumam notikuma vietu saglabā neskartu! Ja noticis smags vai letāls (ar cietušā nāvi) nelaimes gadījums, notikuma vieta jāsaglabā neskarta arī tad, ja tas traucē darba procesu.
Ja notikuma vietu nav iespējams saglabāt neskartu, uzreiz pēc pirmās palīdzības sniegšanas cietušajam situāciju nelaimes gadījuma vietā fiksē dokumentā, raksturojot nelaimes gadījuma vietu (piemēram, ar notikuma vietas shematisku attēlojumu, fotogrāfijām, detalizētu aprakstu), kuru pievieno nelaimes gadījuma aktam.
Trešais solis
Pēc nelaimes gadījuma vai pēc informācijas saņemšanas par nelaimes gadījumu darba devējs triju darbdienu laikā no ārstniecības iestādes pieprasa izziņu par cietušā veselības traucējumu smaguma pakāpi.
Ja cietušā veselības traucējumi ir smagi vai cietušais gājis bojā, darba devējs nekavējoties paziņo par nelaimes gadījumu VDI. Sīkāk par paziņošanu skatīt saite uz sadaļu Paziņot par nelaimes gadījumu
Paziņojuma par nelaimes gadījumu darbā veidlapa (pievienots Word dokuments)
Ja cietušajam konstatētie veselības traucējumi nav smagi, nelaimes gadījumu izmeklē darba devējs.
Ja cietušajam konstatētie veselības traucējumi ir smagi vai iestājusies cietušā nāve, nelaimes gadījumu izmeklē VDI. Neskatoties uz to, vai nelaimes gadījumu izmeklē darba devējs vai VDI, pabeidzot nelaimes gadījuma izmeklēšanu, tiek sastādīts akts par nelaimes gadījumu darbā.
Nelaimes gadījuma akts ir obligāta nelaimes gadījuma izmeklēšanas sastāvdaļa. Nelaimes gadījuma aktā, pamatojoties uz izmeklēšanas rezultātiem, tiek norādīts, vai nelaimes gadījums ir vai nav darba vides faktoru iedarbības rezultāts. Tādējādi darba devējs, aizpildot aktu, atspoguļo izmeklēšanā noskaidroto informāciju, kas apliecina vai arī izslēdz negadījuma saistību ar darba vides faktoriem. Nelaimes gadījuma izmeklēšanas akts ir iesniedzams VDI, kas atbilstoši kompetencei izskata aizpildīto aktu un veiktās izmeklēšanas procesu, nepieciešamības gadījumā sazinoties ar iesniedzēju par nepieciešamajiem precizējumiem.
Nenoliedzami nelaimes gadījumam var būt dažādi iemesli, un tie var būt arī ar darba vides faktoriem nesaistīti, tomēr nelaimes gadījuma cēlonis noskaidrojams izmeklēšanas procesā.
Saskaņā ar MK not. Nr. 950 40. punktu darba devējiem pieļaujama atvieglota nelaimes gadījuma izmeklēšana atbilstoši MK not. Nr. 950 V, VI, VII, VIII un IX nodaļai, ja:
- notikušais nelaimes gadījums ir ceļu satiksmes negadījums;
- tiek izmeklēts MK not. Nr. 950 5.3. apakšpunktā minētais nelaimes gadījums, kurā ir konstatēts inficēšanās risks, bet nav iestājusies tūlītēja darbnespēja;
- cietušajam iestājies darbspēju zaudējums uz laiku no vienas līdz trijām diennaktīm;
- noticis nelaimes gadījums ar profesionālu sportistu sporta spēles, sacensību vai treniņa laikā, kad nelaimes gadījuma iestāšanās risks ir tieši saistīts ar sportista profesionālo darbību un nav novēršams ar preventīviem pasākumiem, izņemot nelaimes gadījumu, kad iestājusies cietušā nāve;
- nelaimes gadījums noticis ārvalstīs.
Ceturtais solis
Nelaimes gadījuma aktā, pamatojoties uz izmeklēšanas rezultātiem, tiek norādīts, vai nelaimes gadījums ir vai nav darba vides faktoru iedarbības rezultāts. Tādējādi darba devējs, aizpildot aktu, atspoguļo izmeklēšanā noskaidroto informāciju, kas apliecina vai arī izslēdz negadījuma saistību ar darba vides faktoriem. Nelaimes gadījuma izmeklēšanas akts ir iesniedzams reģionālajā VDI, kas atbilstoši kompetencei izskata aizpildīto aktu un izvērtē veiktās izmeklēšanas procesu, nepieciešamības gadījumā sazinoties ar iesniedzēju par nepieciešamajiem precizējumiem.
Kad izmeklēšana pabeigta, viens nelaimes gadījuma akta eksemplārs, pēc akta reģistrēšanas VDI, tiek izsniegts vai nosūtīts cietušajam (vai personai, kura pārstāv viņa intereses). Ja aktā konstatēts, ka nelaimes gadījums ir darba vides faktoru iedarbības rezultāts, vienu akta eksemplāru elektroniska dokumenta formā VDI nosūta Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrai (konsultacijas@vsaa.lv), un cietušajam no valsts tiek atlīdzināti ārstēšanās un rehabilitācijas izdevumi.
Ja darba devējs nav veicis nelaimes gadījuma izmeklēšanu, cietušajam ir tiesības ziņot VDI, tajā vēršoties ar iesniegumu, lai tiktu uzsākta nelaimes gadījuma izmeklēšanu.
Ja par nelaimes gadījumu nav paziņots saskaņā ar MK not. Nr. 950 12. punktu vai cietušajam MK not. Nr. 950 5.1. apakšpunktā minētais darbspēju zaudējums iestājies vēlāk, nelaimes gadījuma izmeklēšanu uzsāk nekavējoties pēc cietušā rakstiska iesnieguma iesniegšanas darba devējam vai VDI vai citas informācijas saņemšanas, kas liecina par notikušo nelaimes gadījumu (MK not. Nr. 950 22. punkts). Norādām, ka nelaimes gadījuma izmeklēšanai nav noilguma!
[1] Saslimšana ar infekcijas slimību uzskatāma par nelaimes gadījumu tikai tad, ja šāda saslimšana ir saistīta ar konkrēti identificējamu ārkārtēju notikumu darba veikšanas laikā, un šis notikums ir tiešā cēloņsakarībā ar nodarbinātā saslimšanu.
[2] Darba devējs, pamatojoties uz darba vides riska novērtēšanas rezultātiem, kas iegūti saskaņā ar normatīvajiem aktiem par darba vides iekšējās uzraudzības veikšanas kārtību, nosaka pirmās palīdzības sniegšanā apmācāmo nodarbināto skaitu un nosūta nodarbinātos uz apmācībām. Pēc pirmās palīdzības sniegšanas apmācībām nodarbinātie uzrāda darba devējam apliecību par pirmās palīdzības sniegšanas mācību kursa noklausīšanos
CIK detalizētiem jābūt pierādījumiem, izmeklējot nelaimes gadījumu darbā?
VDI amatpersona, izvērtējot darba devēja iesniegto aktu par nelaimes gadījumu un pievienotos dokumentus, pārbaudīs notikuma apstākļu aprakstu, cietušā un liecinieku sniegtos paskaidrojumus, norādītā nelaimes gadījuma cēloņa saistību ar apstākļu aprakstu, norādīto personu atbildību par nelaimes gadījuma cēloni, norādītos cietušā izdarītos darba aizsardzības instrukciju pārkāpumus. Ja netiks konstatēti būtiski trūkumi un nepastāvēs pretrunas, kā arī būs ievērotas MK not. Nr. 950 prasības, tad darba devēja sastādītais nelaimes gadījuma akts tiks reģistrēts.
Akts par nelaimes gadījumu darbā ir administratīvais akts, līdz ar ko tā izdošanas procesuālie jautājumi regulēti Administratīvā procesa likumā (turpmāk – APL).
Pierādījumi administratīvajā lietā ir ziņas par faktiem, uz kuriem pamatoti administratīvā procesa dalībnieku prasījumi un iebildumi, kā arī ziņas par citiem faktiem, kuriem ir nozīme lietas izspriešanā.
Saskaņā ar APL 59. panta ceturto daļu procesa dalībniekam ir pienākums iesniegt pierādījumus, kas ir viņa rīcībā, un paziņot par faktiem, kas viņam ir zināmi un konkrētajā lietā varētu būt būtiski. Proti, personai savu iespēju robežās ir jāpiedalās pierādījumu savākšanā, it īpaši, ja persona vēlas pierādīt apstākļus, kurus tikai viņa pati var apliecināt. Tomēr ņemams vērā, ka atbilstoši APL administratīvā procesa dalībnieku paskaidrojumi, kas satur ziņas par faktiem, atzīstami par pierādījumiem, ja tos apstiprina citi pārbaudīti un novērtēti pierādījumi.
Tas, vai lietā esošo pierādījumu kopums ir pietiekams, izlemjams, ievērojot pierādījumu kopumu kā tādu, pierādījumu savstarpējo saskanību vai pretrunas, procesa dalībnieku iebildumus par pierādījumiem, pierādījumu pietiekamību, kā arī:
- attiecināmību - pierādījumi, kuriem ir nozīme lietā;
- pieļaujamību - pieļaujami tikai APL noteiktie pierādīšanas līdzekļi. Par tādiem uzskatāmi:
- paskaidrojumi,
- liecinieku liecības;
- rakstveida pierādījumi - ziņas par faktiem, kuriem ir nozīme lietā, un šīs ziņas ar burtu, ciparu un citu rakstveida zīmju vai tehnisku līdzekļu palīdzību ierakstītas dokumentos, citos rakstos, kā arī attiecīgās ierakstu sistēmās (audio, kompaktdiski, digitālie videodiski vai citi datu nesēji);
- lietiskie pierādījumi - ķermeniskas lietas, kas ar savām īpašībām, īpatnībām vai pašu esamību var noderēt to faktu noskaidrošanai, kuriem ir nozīme lietā;
- ekspertīze
Tāpat ņemams vērā, ka faktus, kurus saskaņā ar likumu var pierādīt tikai ar noteiktiem pierādīšanas līdzekļiem, nevar nodibināt ne ar kādiem citiem pierādīšanas līdzekļiem. Par šādu faktu tiesu praksē atzītas ziņas pa r nodarbināto ievadapmācību un instruktāžu darba vietā, ko var pierādīt tikai ar atbilstoši MK not. Nr. 749 3. un 4. pielikumam noformētiem reģistrācijas dokumentiem. Tikai pilnībā noformēts instruktāžas reģistrācijas dokuments var kalpot par instruktāžas veikšanas fakta un satura pierādīšanas līdzekli.
- ticamību – vērtējot šo kritēriju, ņemama vērā judikatūras atziņa, ka vienas personas pretrunīgu paskaidrojumu gadījumā vēlāk iesniegti paskaidrojumi rada lielākas šaubas par to ticamību nekā tie, kas sniegti uzreiz notikuma brīdī.
Darba devējs 30 dienu laikā pēc tam, kad nodarbinātais iesniedzis pārejošas darbnespējas lapu A, nosūta inspekcijai MK noteikumu Nr.950 7.pielikumā norādīto paziņojumu par darba devēja zaudējumiem sakarā ar nelaimes gadījumu.
Prasības apmācībai darba aizsardzības jomā noteiktas Ministru kabineta 10.08.2010. noteikumos Nr. 749 “Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” (turpmāk – MK not. Nr. 749). Organizējot apmācību, darba devējs var izmantot arī dažādus video materiālus (video filmas, testus, viktorīnas utt.). MK not. Nr. 749 noteikti būtiskie pamatjautājumi, kam jābūt iekļautiem apmācībās (2. pielikums):
MK not. Nr. 749 9.punktā noteikti šādi apmācību veidi:
- ievadapmācība: jānodrošina visiem nodarbinātajiem, uzsākot darba tiesiskās attiecības konkrētajā uzņēmumā;
- instruktāža darba vietā: sākotnējā – uzsākot darbu; atkārtotā – darba gaitā; neplānotā; mērķa;
- tematiskā apmācība par konkrētu darba aizsardzības jautājumu.
Ja darba devējs uzskata, ka nodarbināto zināšanu paaugstināšanai par kādu darba aizsardzības jautājumu nepieciešama papildu apmācība drošai darbu veikšanai, tad darba devējs var organizēt tematiskās apmācības, piemēram, par darba vietā pielietoto darba aprīkojumu. Uzsveram, ka tematiskās apmācības neaizstāj MK not. Nr. 749 9. punktā noteiktās apmācības darba aizsardzībā - ievadapmācību un instruktāžu darba vietā.
Turklāt, neatkarīgi no tā, ka darba devējs nodarbināto ir nosūtījis uz apmācībām akreditētā mācību centrā, lai iegūtu zināšanas, piemēram, par kāda veida darba aprīkojumu vai darbu veidu, apliecības iegūšana par šādu apmācību apgūšanu neatbrīvo darba devēju no MK not. Nr. 749 prasību izpildes.
Darba aizsardzības normatīvie akti nenosaka obligātu prasību darba devējam nosūtīt nodarbinātos uz mācību centriem un iegūt apliecības pēc mācību kursu apgūšanas, izņemot, ja jāiegūst darba aizsardzības speciālista (MK not.Nr.749) un motoinstrumenta vai meža mašīnas vadītāja kvalifikācija (Ministru kabineta 02.05.2012. noteikumu Nr. 310 “Darba aizsardzības prasības mežsaimniecībā” 3. punkts).
Saskaņā ar Ministru kabineta 25.08.2009. noteikumu Nr. 950 ”Nelaimes gadījumu darbā izmeklēšanas un uzskaites kārtība” (turpmāk – MK noteikumi Nr. 950) 42. punktu darba devējam, pēc nelaimes gadījuma darbā izmeklēšanas, sagatavotais akts par nelaimes gadījumu darbā (turpmāk – Akts), jāreģistrē Valsts darba inspekcijā (turpmāk – VDI).
Iesniegt Aktu reģistrācijai var dažādos veidos.
1. Darba devējs Aktu papīra formā (pa pastu vai personīgi) ar pielikumiem, kas noteikti MK noteikumu Nr. 950 38. punktā, iesniedz reģistrēšanai attiecīgajā reģionālajā VDI struktūrvienībā (atbilstoši nelaimes gadījuma darbā notikuma vietai). Aktu reģistrēšanai jāiesniedz kopā ar MK noteikumu Nr. 950 38. punktā noteiktajiem dokumentiem.
Ja Akts ar pievienotajiem materiāliem VDI tiek iesniegts papīra formā, VDI pēc nelaimes gadījuma Akta reģistrēšanas pirmo Akta eksemplāru ar pievienotajiem materiāliem un pārējos eksemplārus izsniedz vai vienas darbdienas laikā nosūta darba devējam.
VDI reģionālo struktūrvienību uzraudzības teritorijas:
Zemgales reģionālā VDI – Jelgavas valstspilsēta un novads, Jūrmalas valstspilsēta, Bauskas novads, Ķekavas novads, Mārupes novads, Ogres valstspilsēta un novads, Olaines novads, Ropažu novads, Salaspils novads, Tukuma novads.
Kurzemes reģionālā VDI – Liepājas valstspilsēta, Ventspils valstspilsēta un novads, Dienvidkurzemes novads, Dobeles novads, Kuldīgas novads, Saldus novads, Talsu novads.
Rīgas reģionālā VDI – Rīgas valstspilsēta.
Vidzemes reģionālā VDI – Alūksnes novads, Balvu novads, Cēsu novads, Gulbenes novads, Limbažu novads, Madonas novads, Siguldas novads, Smiltenes novads, Valkas novads, Valmieras valstspilsēta un novads, Ādažu novads, Saulkrastu novads.
Latgales reģionālā VDI – Daugavpils valstspilsēta, Rēzeknes valstspilsēta un novads, Augšdaugavas novads, Krāslavas novads, Preiļu novads, Līvānu novads, Jēkabpils valstspilsēta un novads, Varakļānu novads, Ludzas novads, Aizkraukles novads.
2. Darba devējs Aktu var iesniegt arī elektroniski
Ja Aktu ar tam pievienotajiem dokumentiem iesniedz VDI, nosūtot uz elektronisko pastu, dokumenti jānoformē atbilstoši elektroniskajiem dokumentiem normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.
Elektronisko dokumentu likuma 3. panta otrajā daļā noteikts, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts.
Tādējādi darba devējam, iesniedzot VDI Aktu, tam jābūt parakstītam ar drošu elektronisko parakstu.
Ja VDI tiek iesniegts Akts, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, ar pielikumā pievienotiem dokumentiem, kas nav parakstīti ar drošu elektronisko parakstu (hibrīdlietas), pielikumā esošajiem dokumentiem (papīra formas dokumentu atvasinājumiem) jābūt apliecinātiem elektroniski ar drošu elektronisko parakstu. Parasti apliecinājuma uzrakstu noformē atsevišķā datnē, pievieno apliecināmajam dokumentam vai dokumentu kopumam un visu kopā paraksta ar drošu elektronisku parakstu, lai nodrošinātu apliecinājuma nepārprotamu sasaisti ar attiecīgo dokumentu vai dokumentu kopumu (atbilstoši Ministru kabineta 04.09.2018. noteikumiem Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”).
VDI šādi parakstītu Aktu pēc reģistrēšanas nosūta darba devējam elektroniski.
Ja VDI pēc Akta saņemšanas (jebkurā no minētajiem veidiem) konstatē, ka nelaimes gadījums darbā ir izmeklēts un attiecīgie dokumenti sagatavoti, neievērojot MK noteikumus Nr. 950, izmeklēšanas materiālos nav pievienoti visi nepieciešamie dokumenti vai dokumentos ir atklātas neprecizitātes, kas maina vai var mainīt izmeklēšanas rezultātu, VDI ir tiesīga nereģistrēt nelaimes gadījumu darbā un piecu darbdienu laikā pēc Akta saņemšanas nosūtīt to atpakaļ darba devējam vai, ja Akts iesniegts reģistrēšanai elektroniski, nosūtīt elektroniski ziņu darba devējam, ka Akts nav reģistrēts. Šādā gadījumā VDI pieprasa:
- precizēt attiecīgos dokumentus, kuros atklātas neprecizitātes;
- pievienot papildu dokumentus, kas raksturo nelaimes gadījumu darbā;
- atkārtoti izmeklēt nelaimes gadījumu.
Darba aizsardzības likuma 6. panta 7. punktā noteiktas darba devēja tiesības, organizējot darba aizsardzību uzņēmumā, izmantot informācijas tehnoloģiju risinājumus ar darba aizsardzību saistīto procesu dokumentēšanā. Strīda gadījumā darba devējam ir pienākums pierādīt, ka attiecībā uz elektronisko dokumentu un elektronisko parakstu ir ievērotas normatīvo aktu prasības. Līdz ar to darba devējam ir pienākums izvēlēties risinājumus, kas sniedz pārliecību par dokumenta izcelsmi un integritāti, kā arī parakstītāja identitāti.
Piemēram, ievadapmācības un instruktāžas darba vietā reģistrācijas dokumentiem, izmantojot informācijas tehnoloģiju risinājumus, jāsatur Ministru kabineta 2010. gada 10. augusta noteikumu Nr. 749 ”Apmācības kārtība darba aizsardzības jautājumos” 3. un 4. pielikumā minēto informāciju. Situācijās, kad reģistrācijas dokumenti (sistēmas izdrukas, ekrānšāviņi) iesniedzami VDI, tie jāiesniedz vai nu papīra formātā vai arī elektroniski, attiecīgi apliecinot tos. Ja radīsies šaubas par iesniegto dokumentu izcelsmi un integritāti, kā arī strīda gadījumā (piemēram, darbinieks noliedz instruktāžu, kas dokumentēta, izmantojot informācijas tehnoloģiju risinājumus, un ko apliecina darba devēja iesniegtie dokumenti), darba devējam jāuzrāda sistēmas auditācijas pierakstus.